8 okt 2012

INFORMASJON FRA STYRET NR. 4/ 17. april 2012.

INNKALLINGEN TIL GENERALFORSAMLINGEN.

Innkallingen til generalforsamlingen 24. april ble delt ut om kvelden 11. april.

Dere har sikkert registrert at generalforsamlingen starter kl 19.00 i år og ikke kl 18.00 som vi vanligvis gjør. Årsaken er at vår forvaltningskonsulent i en hektisk arbeidsvår, har vært nødt til å ha to møter på ettermiddagen/kvelden denne dagen og ikke kunne komme og være sekretær for oss før dette tidspunkt.

Kaffe og kake serveres fra kl 18.30.

DUGNAD OG ANNET

Dugnaden skal i år avholdes 2. mai. Eget rundskriv sendes ut nærmere opptil dagen, men for egen del, sett den av allerede nå. Bark vil være tilgjengelig dugnadsdagen. Vi minner om klipping av hekker, busker o.a. som henger utover gjerder osv. Hageavfall og gressklipp skal ikke henlegges i Lilleskogen, på borettslagets fellesområdet eller på yttersiden av Sigrid Unsets vei. Vi bør vente med å sette på utekraner da det fremdeles kan være nattefrost.

KONSULENTBRUK

I forbindelse med regnskapet for 2011 vil vi si noe generelt om konsulentbruk.

I forbindelse med store prosjekter er det nødvendig å engasjere konsulenter med for eksempel byggteknisk kompetanse, VVS-kompetanse eller annen fagbakgrunn for på en forsvarlig måte å kunne ivareta borettslagets og andelseiernes interesser.

Vi kan fortelle om behov for kompetanse på følgende hovedpunkter ved store prosjekter. Dette er dog ikke en uttømmende opplisting.:

  • Utarbeidelse av tilstandsrapport i relasjon de foreliggende problemer.

  • Komme med forslag til tiltak.

  • Utarbeidelse av kravspesifikasjon og beskrivelse for anbudsinnbydelse.

  • Utsending av dokument til aktuelle, seriøse entreprenører, vurdering av anbudene med fagkyndig innstilling til styret

  • Kontraktsinngåelse iht. gitte standarder..

  • Oppfølging av utførende entreprenører i hele prosjektperioden med deltagelse fra styret, oppfølging av berørte andelseiere o.a.

  • Kontroll av fakturaer med budsjettoppfølging og budsjettkontroll ift. avtalen og fremdrift m.v.

  • Sluttbefaring med ferdigbefaringsrapport og overtagelsesprotokoll og evaluering.

  • Sørge for at det blir utarbeidet FDV-dokumentasjon.

  • Ett-årsbefaring og oppfølging av avtalen og reparasjon av feil/mangler som måtte foreligge.

  • Et annet viktig punkt er å sørge for at HMS eller SHA blir ivaretatt jf. Byggherre-forskriften og Arbeidstilsynets krav på dette punkt. Dette viser seg å være et punkt som koster uten at det synes, men som er svært viktig punkt i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet.

Styret arbeider sammen med konsulenten i hele prosjektperioden, men konsulenten har ansvaret og er forsikret mot feil iht. Norsk Standard. Noe av det verste et styre kan gjøre er å tro at ” de selv er verdensmestre på området” og så setter de i gang, gjør feil, og så viser det seg at de har handlet kritikkverdig og står uten dekning for feilene laget et påført.

Styret skal ivareta fellesskapets interesser og ivareta disse på en trygg måte, og da må i større saker ha profesjonelle utøvere inn i bildet som har den nødvendige autoritet så vel ressursmessig som faglig for ivaretagelse av utredningene, iverksetting, fremdrift og oppfølging. Valg av konsulent må styret på fritt grunnlag velge ut fra aktuelle firmaer på området i markedet som yter denne bistand. Her spiller så vel kostnader, faglig bakgrunn, kapasitet, tidsramme m.v. inn i vurderingen.

Mange ganger synes kostnadene å være høye. Timesatsen er relativt lik rundt om, men så kommer antall møter, reisetid, oppfølgingstid, rapportskriving, uforutsette problemer, styrets behov hyppighet av konsulentbistanden inn, for å nevne noe. Her er det mulig på forhånd i stor grad å få en fastpris på alle fasene i prosjektet slik at styret tidlig vet hva konsulent-utgiftene blir i den aktuelle sak.

Det var alt vi hadde på hjertet ved denne anledning.

Vi ønsker alle en fortsatt god vår og håper på stort fremmøte på generalforsamlingen.

Det sittende styre takker hver i sær for samarbeidet i året som er gått, og ønsker det styre som velges lykke til med sitt arbeide.

Med vennlig hilsen

STYRET

”GRIP LYKKEN I FARTEN

OG NYT DEN MENS DU HAR DEN.” (Chr. Winther)